Projektcontrolling

Begleitung der Projektabwicklung:
Das Thema Projektcontrolling ist ein sehr umfassendes, da es die wesentliche Phase der Projektabwicklung, naemlich die Planumsetzung und somit das letztendliche “Tun” begleitet. Alle Faktoren, die ein Projekt praegen, wie z.B. Informations- und Berichtswesen, zwischenmenschliche Aspekte, orga- nisatorische Regelungen usw., beruehren auch das Thema Projektcontrolling.
Im folgenden sollen deswegen die wesentlichen, praxiser- probten Instrumente und Methoden des Projektcontrollings angesprochen werden.

Gesamtheitliche Sicht:
Dabei liegt der Schwerpunkt auf einer gesamtheitlichen Sicht, die hier allerdings in erster Linie von der methodischen Seite her betrachtet wird. Die beiden anderen wesentlichen Fak- toren im Projektcontrolling, die organisatorische Einbindung in das Unternehmen sowie die menschlcie Komponente, werden separat abgehandelt.

Um Projektcontrolling wirtschaftlich und effektiv betreiben zu koennen, sind einige Faktoren zu beachten. Projekte und damit auch Projektcontrolling werden immer innerhalb des Dreiecks Organisation, Mensch und Methode abgewickelt und von diesem bestimmt.

Organisatorische Voraussetzungen:

• klare definierte, verbindliche und akzeptierte Rollen der einzelnen Organisationsmitglieder ( Aufgaben, Kompe- tenzen, Verantwortung ), um Reibungsverluste durch unnoetige Kommunikationswege und Abstimmungs- gaenge zu vermeiden.
• Insbesondere ist hierbei auf klare Zuordnung des Projekt- controllings zu achten. Fuer diesen Aufgabenkomplex ist immer der Projektleiter verantwortlich, auch wenn ihn ein Mitarbeiter ( Projektcontroller ) bei Datenerhebungen und -aufbereitung unterstuetzt.
• Schnelle Reaktionsmoeglichkeiten der Projektverantwort- lichen, um Stoerungen so bald wie moeglich wieder in den Griff zu bekommen.
• Die eindeutige Definition von begriffen im Unternehmen   ( z.B.” Was wird bei uns unter Projekt verstanden?” )

Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, kann Projektcon- trolling nur unter erschwerten Bedingungen und erhoetem Auf- wand ablaufen, der Erfolg ist in Frage gestellt.

Projektcontrolling muss deshalb von den Beteiligten als Hilfe, nicht als Kontrolle verstanden werden, denn Projekte scheitern in erster Linie an den Menschen, die darin mitarbeiten, nicht an Methoden oder Organisation.

Methodische Voraussetzungen:

• Eine klare Zieldefinition, in der das Ziel messbar und moeglichts interpretationsfrei beschrieben wird.
• Die Projeektplanung ist die Richtschnur fuer die Projekt- steuerung. Ist diese nicht fundiert erarbeitet und unter realistischen Annahmen erstellt worden, ist Projektcon- trolling nicht moeglich.
• Sofware, die Projektcontrolling unterstuetzt, sollte auf die betrieblichen Anforderungen abgestimmt sein. Ist dies nicht der Fall, kostet der Softwareeinsatz Zeit, statt Ent- lastung zu bringen.
• Funktionierende und geregelte Berichtswege sind die Vor- aussetzung fuer reibungslosen Informationsfluss, die Basis fuer effektives Projektcontrolling

Zentrales Element des Projektcontrollings ist Information. Informationen muessen zunaechst erfasst, dann verarbeitet und aufbereitet werden, um schliesslich neue Informationen, die ge- wuenschte Aktivitaeten ausloesen, hervorzubringen. So betrach- tet erfordert Projektcontrolling also Kreativitaet, da Neues ge- schaffen wird.